Принципы построения интегрированной УИС
Дитгер Хан 'ПиК: Планирование и контроль: концепция контроллинга'
V. Организация и автоматизированная обработка информации в системе ПиК
2. Автоматизация обработки информации в системе ПиК
2.2. Принципы построения интегрированной УИС
Если в области финансово-экономических расчетов и других областях есть стандартные программы, то построение интегрированной УИС на базе ЭВМ требует специальной разработки индивидуально для каждого предприятия, включая:
В зависимости от вида этих концепций и предусматриваемых для их реализации субсистем информационной системы выбирают компьютерное оборудование (конфигурации компьютеров).
2.2.1. Разработка общей концепции мультифункциональной системы ПиК и детализация ее субсистем
Основная цель при разработке общей концепции интегрированной УИС на базе ЭВМ - структурировать последнюю таким образом, чтобы каждый участник внутрифирменного коммуникационного процесса был в нужное время обеспечен необходимой количественной и качественной информацией, требуемой для выполнения стоящих перед ним задач, и мог осуществлять желаемые рабочие операции либо прямо через компьютер, либо при его помощи. В любом случае управленческие и исполнительские задачи должна выполнять машиной только в экономически допустимом объеме.
В соответствии с этим обязательна часть концепции для системы в целом должна содержать прежде всего проект системы ПиК на верхнем уровне управления предприятием и на уровне руководства его подразделениями, описание связанной с этим структуры информационных потоков, банков данных и моделей, инструкции по учету данных, системе кодирования, по форме и частоте предоставляемой и обрабатываемой информации. Такую концепцию, имеющую высокий уровень комплексности задач, может создать только рабочая группа в рамках специального проекта. Наряду с системными аналитиками в ней должны принимать участие руководители всех подразделений предприятия.
Одновременно следует разрабатывать систему расчетов и базирующуюся на ней систему ПиК.
Проект УИС в целом еще не обязывает к ее синхронной реализации. Чтобы уменьшить риск в связи с ограниченностью численности персонала и отсутствием у него опыта, рекомендуется параллельно разрабатывать и внедрять отдельные субсистемы.
Однако предварительно сформированна концепция УИС в целом обеспечивает стыковку уже разработанных и еще разрабатываемых субсистем.
Особой проблемой при создании проекта общей концепции интегрированной УИС, детализированных концепций субсистем является разработка процесса уплотнения информации с целью формирования многосторонней количественно оцениваемой информационной пирамиды. Здесь можно сравнить две группы процессов уплотнения информации:
Каждый набор данных может быть представлен посредством различных способов уплотнения (рис. 195).
Рис. 195. Типы уплотнения (агрегирования) управленческой информации
При уплотнении (агрегировании, обобщении) нескольких наборов данных возникает множество возможностей их представления за счет комбинирования различных ступеней уплотнения. Например, возможна ситуация, когда из одного набора данных получают информацию несколько различных пользователей: сотрудник отдела сбыта - по показателям объема продаж, сумм покрытия и запасов в разрезе одного продукта; менеджер продуктового отдела по тем же показателям - в разрезе продуктовой группы; менеджер продуктового направления по тем же показателям - в разрезе продуктового направления; руководство предприятия - относительно показателей совокупного объема продаж, общих сумм покрытия и всего объема запасов. Однако это не означает, что руководство предприятия не может, например, получить информацию о динамике показателей по определенному продукту. Доступ к информации, имеющейся на иерархически более низких ступенях, всегда должен оставаться открытым.
Прежде всего за счет внедрения децентрализованно оборудованных диалоговых станций на каждом уровне управления может быть сгенерирована и получена соответствующая специфическая информация в разрезе продуктов, рынков и клиентов, относительно персонала и производства, мероприятий и проектов.
От вида системы расчетов и особенностей построенной в форме пирамиды УИС с соответствующими возможностями обработки данных, предусмотренными на отдельных рабочих местах, в значительной степени зависит структура банков данных и моделей.
2.2.2. Разработка банков данных и банков моделей
Банки данных и банки моделей предназначены для хранения и обработки данных с определенной целью. Они включают прежде всего количественные плановые и отчетные показатели всего предприятия, а отчасти и вербальную информацию. В рамках интегрированной УИС различают: банки базовых данных и банки базовых моделей, банки управленческих данных и банки управленческих моделей.
В соответствии с уже имеющейся иерархией компьютеров могут быть созданы общефирменные банки данных и моделей и локальные по рабочим местам (рис. 196).
Рис. 196. Система ЭВМ с доступом к банкам управленческих и базовых данных и моделей
2.2.2.1. Банк базовых данных и моделей
(1) Банк базовых данных
Основой для успешного получения, хранения, подготовки, передачи и представления данных в интегрированной УИС является соответствующим образом структурированный банк технико-экономических данных, или общефирменный банк данных, как часть общей системы банков данных. Такой банк данных понимается как свод всех технических и экономических данных предприятия в соответствии с единым организационным принципом. Если единый организационный принцип касается всех важнейших для предприятия данных, то говорят о банке базовых данных (банке базовой информации).
В системе банка данных, т.е. в системной программе управления данными этого банка, все пользователи прикладных программ на предприятии получают необходимые им данные за счет обращения к банку данных при помощи системы управления банком данных.
К разрабатываемым банкам данных предъявляются следующие требования:
1. Независимость данных.
Независимость данных от прикладных программ означает их хранение, не зависящее от программ, в которых они возникают или используются. Независимость логической организации данных от физической означает, что пользователь должен знать только структуры данных. В его распоряжении должны находиться процедуры поиска, модификации, ввода и удаления данных. Физическая независимость данных означает, что система банка данных сама регулирует работу периферийных устройств, блокирует и вызывает данные, заполняет свободные области памяти и т.д.
2. Удобство интерфейса банка данных.
Пользование системой банка данных должно облегчаться за счет простого в изучении языка управления банком данных.
3. Многократность доступа.
Любой пользователь банка данных, зарегистрировавший свое имя, может иметь доступ к хранящимся в нем данным.
4. Гибкость.
Должна существовать возможность объединения данных любым способом, а также возможность обеспечения непрерывного доступа к данным.
5. Быстрота.
Время, необходимое на вызов и обработку данных, внесение изменений и дополнений в банк данных, должно быть незначительным.
6. Защита данных.
Данные должны быть защищены от несанкционированного доступа.
7. Обеспечение сохранности и целостности данных.
Банк данных должен быть в состоянии предотвратить повреждения, которые могут возникнуть, например, при неправильном вводе, сбоях в работе системы, ошибках внешних устройств и т.д. Кроме того, после обнаружения повреждений должна быть предусмотрена возможность восстановления исходного состояния банка данных.
8. Отсутствие избыточности.
Каждый элемент данных должен быть по возможности записан только один раз.
(2) Банк базовых моделей
Банк моделей в качестве набора схем преобразования и поиска данных содержит соответствующие программы обработки данных. Программы банка моделей должны обеспечивать структуризацию, пользование и оценку банка данных. В связи с этим можно выделить три вида программ:
а) программы управления файлами с целью формирования и работы с ними;
б) системы доступа (обращения), которые обеспечивают каждому зарегистрированному пользователю банка данных необходимую возможность вызова данных;
в) прикладные программы, предназначенные для выполнения расчетов, документирования, планирования, контроля и регулирования. Виды и объемы прикладных программ зависят от предприятия и от разбиения решаемых на нем задач на отдельные области, а в итоге - от закрепления задач за отдельными рабочими местами, для которых и создаются банк данных и банк моделей.
Таким образом, банк моделей представляет собой библиотеку программ. Примеры взаимосвязи банков данных и банков моделей показаны на рис. 197.
В банке базовых моделей хранят прежде всего модели, предназначенные для выполнения расчетов и оценок, модели планирования, регулирования и контроля деятельности на более низких уровнях управления. На практике в банках базовых моделей все в большем масштабе используют модульные программы, которые обрабатывают обособленные комплексы задач предприятия.
Рис. 197. Пример взаимосвязей между банками данных и моделей
2.2.2.2. Банки управленческих данных и моделей
Необходимость иерархического построения файлов и различный характер задач на разных уровнях управления имеет следующее значение для концепции интегрированной информационной системы: становится возможным создать специальный локальный централизованный или комбинированный централизованно-децентрализованный банк управленческих данных и банк моделей, которые, будучи связанными со всеми другими банками данных предприятий, станут, однако, выполнять собственные функции. Решение о том, следует создавать специальные банки управленческих данных и моделей или данные можно представить в качестве части общего банка данных, зависит от следующих факторов:
а) уровня организационного развития предприятия;
б) имеющихся технических средств;
в) объема используемых данных;
г) вида программы обработки данных.
В связи с более быстрым доступом к данным обособленные банки управленческих данных и моделей имеют большие преимущества перед банками базовых данных и моделей.
Большая часть массивов данных создана таким образом, что в той форме, которая определяется исполнительским уровнем, едва ли может служить непосредственно в качестве управленческой информации. Массив данных содержит, однако, элементы данных, которые после соответствующего обобщения и пересчета будут представлять собой интересующую управленческую информацию.
Типичным примером здесь является файл окладов сотрудников. Он содержит для каждого сотрудника набор данных, в котором отражены все необходимые для проведения рутинных расчетов параметры, касающиеся персонала. Эти рутинные операции проводятся к определенным датам. Однако руководство предприятия вряд ли будет интересоваться окладами отдельных сотрудников, за исключением особых случаев. Ему нужны прежде всего сводные данные по оплате труда в разрезе тарифных классов или налоговых групп, или других организационных признаков. Этот способ рассмотрения требует значительно меньшего объема данных. Такая принципиально обобщенная управленческая информация хранится в этом случае в соответствующем банке управленческих данных.
С другой стороны, в банках управленческих данных и моделей могут содержаться специальные плановые показатели и методы их расчета, например, для стратегического планирования, которые не 'Используются в общих банках базовых данных и базовых моделей.
(1) Банк управленческих данных
Банк управленческих данных в качестве справочного файла постоянно доступен для системы обработки данных. При тщательной организации работы с ним он имеет то преимущество, что существенно разгружает банк базовых данных с непосредственным доступом. Поскольку содержащиеся в нем данные соответствуют информационным потребностям руководителей, то обращения к системе могут быть реализованы значительно быстрее, ибо не требуется привлечения всех исходных данных. Поскольку банк управленческих данных содержит вторичные файлы, обобщающие первичные файлы, а не входные учетные документы, их актуальность так же велика, как и первичных файлов.
Кроме того, у руководителей всегда сохраняется прямой доступ к банку базовых данных.
(2) Банк управленческих моделей
Информация в рамках всеобъемлющей системы ПиК может быть подготовлена только в том случае, когда в банке управленческих моделей есть в распоряжении соответствующие модели решения проблем, позволяющие получать на основе внешней и имеющейся в банке управленческой информации актуальные плановые и контрольные данные, которые в свою очередь уже частично отражены в документальном учете и строятся на данных системы обработки заказов (договоров).
В качестве важнейших моделей можно назвать:
Особое значение в связи с ее интегрирующей и координирующей функцией для всех подразделений предприятия имеет система ПиК, ориентированная на прибыль и ликвидность. Это касается прежде всего сводного общефирменного планирования результата (прибыли) и финансового планирования. В качестве примеров таких программ обработки данных, входящих в банк управленческих моделей, могут быть названы:
Такие модели используются и в рамках стратегического и оперативного планирования;
Во всех подсистемах ПиК требуются модели подготовки данных для обобщенного представления управленческой информации различным уровням руководства.
В связи с этим в последние годы все большее значение приобретают создаваемые специально для верхнего уровн управления исполнительные информационные системы (Executive Information Systems - EIS). Здесь речь идет о банках управленческих данных и моделей, структурированных в соответствии с особыми информационными и техническими потребностями руководителей верхнего уровня. Подобные системы характеризуются прежде всего следующими признаками:
В зависимости от конфигурации банков управленческих данных и моделей существуют различные возможности внедрени EIS.
Если базовые управленческие данные некоторой EIS организованы в виде чисто документальной библиотеки, то пользователь получает в распоряжение стандартизованные каталоги планов и отчетов. В этом случае нельзя селекционировать отдельные данные. Для такого гибкого запроса с прямым обращением к желаемой информации требуется более высокая степень разделения базовых управленческих данных. Это может быть достигнуто, например, если превратить структуру управленческих данных в реляционную модель данных.
Наряду с чистым представлением данных в форме таблиц банк управленческих моделей EIS должен предлагать и другие, построенные на этой основе варианты. Важный вклад в решение задачи сокращения информационного потока может внести система выборочной отчетности (Exception Reporting). При помощи оптического выделения выходящих за границы допустимых отклонений параметров внимание пользователя сосредоточивается на важных проблемных вопросах. Должна также существовать возможность преобразования большого количества числового материала в стандартизованные, а частично и в свободно создаваемые графики. Нередко представляемая в такой форме информация дополняется различными вариантами ее анализа. В этом случае EIS расширяется до системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS) с включением в нее соответствующих основных элементов. Инструментами для элементарной подготовки решений служат прежде всего анализ тенденций (трендов) и анализ типа "что, если...".
В плане программного обеспечения между банками управленческих данных и моделей и банками базовых данных и моделей нет принципиальных различий.
