Системный анализ характерных признаковсистемы планированияи контроля /планово-отчетной системы
Дитгер Хан 'ПиК: Планирование и контроль: концепция контроллинга'
I. Основы
3. Система планирования и контроля / система планов и отчетов предприятия
3.2. Системный анализ характерных признаков системы планирования и контроля / планово-отчетной системы
Согласно системному подходу система планирования, или система планов, должна обладать целенаправленностью, целостностью или полнотой, а также специфическим описанием и целеориентированной структурой. Система планирования и контроля должна быть наделена определенной степенью гибкости. Как источник актуальной информации для руководства предприятия она сама является предметом металланирования.
Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе планирования и контроля, и одновременно ее признаками являются следующие:
(1) Целенаправленность
Цели верхнего уровня предприятия - исходный пункт всего процесса планирования и контроля, а также его результат. Формирование отдельных разделов общего плана или частных планов должно вытекать из целей верхнего уровня предприятия (материальных, стоимостных и социальных) и, наоборот, после проверки возможностей достижения этих целей сводиться к ним. Планы служат инструментом наглядного представления целевых показателей и возможностей их достижения, а отчеты - инструментом наглядного представления фактического уровня достижения целей.
Планово-контрольные расчеты должны строиться на основе важнейшей стоимостной цели - стремления к возможно более высокому финансовому результату с учетом других целей и прежде всего цели обеспечения ликвидности. Планово-контрольные расчеты должны помогать менеджерам принимать решения, проводить мероприятия и осуществлять контроль, ориентируясь на показатели результата и ликвидности, а также должны способствовать росту ответственности за конечные результаты деятельности во всех подразделениях предприятия.
(2) Целостность и полнота
При помощи системы планирования и контроля руководство предприятия получает информацию о свершившихся и будущих событиях, которая отражает экономические процессы и взаимосвязи предприятия и рынка.
Однако только совокупность взаимопересекающихся планов дает системное представление о событиях и процессах. Поскольку процессы разработки различных разделов плана взаимозависимы, то система планов только в том случае позволит сделать содержательные выводы, когда она будет полной.
Планово-контрольные расчеты должны обеспечивать эффективное планирование и контроль финансового результата и его компонентов с учетом взаимопересекающихся целей, потенциалов и мероприятий во всех подсистемах и на предприятии в целом.
(3) Структуризация планов по содержанию, масштабам и временным параметрам
Процессы планирования и отдельные планы характеризуются содержанием, объемом и параметрами времени. При этом следует начинать с желаемого выхода, т.е. со специфицированных планов, поскольку таким образом в значительной степени определяются сами процессы и требуемый выход.
С точки зрения содержания планы должны быть проблемно-ориентированы.
С точки зрения масштаба представления и степени детализации представляемой информации в зависимости от целевого' назначения планов и потребностей менеджеров различают укрупненные (грубые) и детализированные (уточненные) планы.
С точки зрения временных параметров (срочности) различают краткосрочные (на один год и меньше), среднесрочные (на 3-5 лет) и долгосрочные (на 5-10 лет и более) планы с соответствующими плановыми периодами. При планировании специальных объектов (проектов) в качестве плановых периодов иногда выделяют подготовительный период и эффективный период (период осуществления).
Планово-контрольные расчеты должны обладать проблемно-ориентированной информативностью. Это достигается при использовании, по возможности, количественно выраженных агрегированных экономически значимых показателей. Планово-контрольные расчеты как количественное выражение процессов планирования и контроля могут быть детальными и грубыми (предварительными), кратко-, средне- и долгосрочными. Причем долгосрочное планирование всегда будет грубым.
(4) Целеориентированная интеграция разделов плана (частных планов)
Планы и лежащие в их основе процессы планирования и контроля должны быть интегрированы с ориентацией на цели, т.е. все они должны быть содержательно связаны одни с другими.
а) Содержательная интеграция
Содержательна интеграция плановых задач и субъектов, отвечающих за их решение, осуществляется в рамках организационной структуры. Организационная структура предприятия и система планирования, т.е. организационная и плановая пирамиды, должны при наложении одна на другую совпадать по структуре и контурам.
Планово-контрольная информация, подготавливаемая руководителями на всех уровнях организационной пирамиды для решения задач соответствующего блока, и, следовательно, планы и отчеты должны содержательно и с привязкой к проблемам согласовываться одни с другими как по горизонтали, так и по вертикали, а по некоторым объектам планирования (например, по проектам) - и по диагоналям. Показатели должны содержательно агрегироваться при переходе с одного уровня управления на другой, более высокий. Отдельные разделы плана представляют собой в системе планирования содержательный взаимосвязанный информационный концентрат.
б) Интеграция во времени
В зависимости от регулярности осуществления процессов планирования и контроля различают непериодическое (нерегулярное, от случая к случаю) и периодическое (регулярно повторяющееся, текущее или стандартное) планирование.
Периодическое планирование в зависимости от последовательности временных периодов может быть скользящим (с перекрывающими один другой периодами) или последовательным (рис. 14).
Рис. 14. Виды планирования во временной последовательности
в) Содержательная и временная интеграция
Целеориентированное согласование всех разделов плана по содержанию и во времени может осуществляться последовательно или синхронно. Это означает, что содержание двух или более планов может согласовываться одно с другим следующим образом:
Взаимозависимость всех структурных подразделений предприятия обусловливает и согласование всех планов. Обычно такое согласование проводится по ступеням управления (последовательно).
Процесс планирования, в котором на предприятии участвует множество лиц, осуществляется, как правило, комбинированно "сверху вниз и снизу вверх" в соответствии с так называемым принципом встречного потока. Представители как минимум двух уровней управления должны согласовать свои цели и представления о путях их достижении в ходе многократно повторяющихся совещаний (плановых конференций), являющихся основой формирования и утверждения плана (рис. 15а).
Рис. 15а. Комбинированное планирование "сверху вниз" и "снизу вверх"
При комбинированной форме содержательной и временной интеграции разделов плана следует начинать с первичного, или исходного, плана, являющегося базой для разработки одного или нескольких вторичных (производных) планов, на основе которых в свою очередь могут разрабатываться другие планы. Относительно первичных и производных планов следует различать два случая: 1. Первичный план может быть грубым предварительным планом, из которого вытекают все производные детализированные планы. Обе эти формы планирования различаются только степенью абстракции или детализации. Первичным планом подобного рода является, например, план финансовых результатов предприятия в целом как часть высшего целевого планирования.
2. Первичный план может быть доминирующим планом, который в краткосрочном периоде требует подстраивания под себя производных (вторичных) планов, последние в этом случае будут подчиненными планами. Первичным доминирующим планом может быть план соответствующего "узкого места" на предприятии. Такие виды планов представлены на рис. 15б. При наличии доминирующих планов необходимо руководствоваться законом выравнивания (сглаживания) планирования в течение периода краткосрочного действия доминирующего плана (узкого места). При долгосрочном воздействии узкого места правило выравнивания планирования свидетельствует о том, что имеется тенденция приведения узкого места к уровню других сфер предприятия (согласование).
Рис. 15б. Виды планирования в их ранговой последовательности
Путем такого двух- или многоступенчатого согласования планов нельзя добиться оптимального в строгом смысле этого понятия плана предприятия (общего решения). Однако разработать единый (общий) план предприятия в процессе синхронного планирования практически вообще невозможно: слишком велико число влияющих факторов и ограничений, которые должны быть приняты во внимание. Кроме того, слишком детализированное синхронное планирование может ограничить самостоятельность менеджеров и оказать на них демотивирующее воздействие. Однако на основе разумного отбора и упрощения при помощи моделей предприятия необходимо пытаться синхронизировать разработку и согласование отдельных многопериодичных планов. Если на предприятии вынуждены осуществлять последовательное планирование, то все равно необходимо стремиться к по меньшей мере частично квазисинхронному планированию, реализуемому в форме конференций и совещаний по планированию и контролю (см. часть V, раздел 1.1.3.). Как правило, при этом формируются обратные связи, действующие в течение нескольких циклов планирования.
Для того чтобы планово-контрольные расчеты стали инструментом управления предприятием на всех уровнях, они должны быть построены по меньшей мере в виде периодической информационной системы, имеющей пирамидальную структуру и передающей снизу вверх систематически агрегируемые от одного уровня управления к другому и обладающие концентрированной информативностью показатели. При скользящем планировании планово-контрольные расчеты отличаются особой интегрированностью по содержанию и во времени.
Важное место при согласовании планов в подразделениях предприятия и между ними занимают плановые расчеты, отражающие влияние показателей результата и ликвидности на предприятие в целом. Расчетное и балансовое планирование финансового результата, а также финансовое планирование выполняют естественную функцию интеграции и координации целевых планов и планов мероприятий в подразделениях предприятия.
(5) Гибкость, актуальность, эффективность
Чтобы успешно выполнять свое предназначение в качестве инструмента управления, система планирования и контроля должна отличаться гибкостью, актуальностью и экономичностью.
Гибкостью система планирования и планов обладает тогда, когда она может приспосабливаться к изменениям внутренней и внешней среды предприятия. При проведении крупных реорганизаций система планирования в любом случае должна быть приспособлена к новой организационной структуре. Для повышения уровня гибкости системы планирования рекомендуется разрабатывать альтернативные планы.
Требование актуальности системы планирования и контроля относится к выходу, осуществлению и входу процесса переработки информации.
Учет этих требований не должен приводить к формированию такой системы планирования и контроля, издержки, связанные с планированием и контролем которой превышали бы получаемый от ее внедрения эффект. Необходимость совершенствовать систему планирования и контроля должна быть обусловлена улучшением положения с прибылью и ликвидностью предприятия.
При формировании системы планирования и контроля нельзя переходить некоторые границы, за которыми начинается "избыток планирования", сковывающий инициативу и снижающий мотивацию персонала.
Для создания и успешного функционирования системы планирования и планово-контрольных расчетов на предприятии должны быть созданы определенные предпосылки:
Кадровые, т.е. готовность руководства управлять предприятием в рамках системы планирования и контроля на основе четко сформулированных высших целей и принципов управления.
Организационные, т.е. дееспособная организация предприятия. Органы управления и организационные единицы, образующие соответственно плановую и организационную пирамиды, должны перекрывать друг друга. Процесс организации планирования должен идти параллельно с разработкой системы планов и утверждаться перед внедрением последней.
Информационные, т.е. наличие эффективного инструментария для сбора, переработки и передачи планово-контрольной информации.
К такому инструментарию относятся:
